Innhold
Tradisjonell papirarkivering er i stor grad erstattet eller hjulpet av lagring av filer i databaser på en datamaskin. Det er fordeler og ulemper ved tradisjonell arkivering. Selv om papirfiler er lett tilgjengelig og lett tilgjengelige, tar de også mye plass og sløsing med papir. Å avgjøre om et tradisjonelt arkivsystem er riktig for deg, avhenger av virksomheten din. Advokatfirmaer og selskaper som har sykejournaler kan ha filer som endres og vokser raskt, så tradisjonell papirarkivering er den eneste effektive måten å holde tritt med den daglige utviklingen.
Lett tilgang
Tradisjonell filorganisasjon er lett tilgjengelig. Filene er fysisk sentralt. Hvis du ikke finner noe, kan du ta deg tid til å gå gjennom hver fil til du finner nøyaktig det du leter etter. Evnen til å se, berøre og lese filene dine kan alltid hjelpe deg med å tenke på hvordan du kan fornye aspekter av virksomheten din.
Enkelt å forstå
Tradisjonelle arkivsystemer er vanligvis enkle å forstå. Arkivene kan organiseres på flere måter, inkludert alfabetisk, etter emne eller kompetanse, numerisk, etter dato, sted eller i rekkefølge etter betydning. Selv om du ikke først forstår arkivsystemet som skal brukes, kan du finne det ut ved å søke i arkivene og ta hensyn til å definere faktorene.
Utdatert
På den annen side har tradisjonell filarkivering blitt erstattet i mange organisasjoner med en datamaskin. Flere selskaper skanner og laster ned filene til kontormaskiner. Med denne metoden vil arbeidstakere kunne finne filene og laste dem opp umiddelbart med søkedatabaseprogramvaren, noe som sparer tid og øker produktiviteten.
Vanskelig beskyttelse
Tradisjonell arkivering av filer har ikke tilstrekkelig beskyttelse. Brann eller andre naturkatastrofer kan ødelegge filer, noe som kan føre til tap av virksomhet. Sikkerhetskopiering av tradisjonelle filer tar tid og tar timer med kopiering, merking og arkivering.
Mangel på plass og effektivitet
Tradisjonell filorganisasjon kan komme ut av hånden. Antallet filer du skal organisere, vokser med virksomheten din; det kan bli hodepine når det gjelder å finne plass til alt papirarbeidet. Å arkivere varer effektivt kan også bli en utfordring.
