Innhold
Når du får en skriftlig irettesettelse på jobben, kan du føle deg straffet, misforstått og undervurdert, spesielt hvis du føler at det ikke er noen begrunnelse. Studer medarbeiderhåndboken for å se rettighetene dine når det gjelder håndtering av skriftlige advarsler. Mange selskaper tillater ansatte å sende inn et brev som svar for å forklare sin oppfatning av hendelser. Hvis du bestemmer deg for å skrive et svar, bør brevet være klart, logisk og fri for følelser. Husk at svaret ditt vil ligge i din personlige fil som en permanent representasjon av deg.
Trinn 1
Tøm tankene. Husk at et svarbrev gir deg en plattform for å presentere fakta etter din oppfatning og ikke la alle følelsene dine komme ut. Hold deg rolig før du skriver, slik at du kan representere deg selv på en rolig, profesjonell og artikulert måte.
Steg 2
Skriv inn datoen for brevet slik at alle som analyserer filen din, har en spesifikk tidsreferanse til de nevnte hendelsene.
Trinn 3
Send brevet med respekt, ved å bruke navnet, etternavnet og yrkestittelen til din veileder eller personalansvarlig. Hvis du ikke er sikker på hvem brevet ditt skal adresseres til, skriv "hvem det kan interessere".
Trinn 4
Start med å oppsummere det aktuelle emnet, inkludert årsaken til svaret. For eksempel: "5. desember 2011 ga veileder Jim Howard meg en advarsel med tittelen 'Første varsel'. Brevet var en irettesettelse fordi jeg hadde savnet fristen for å sende inn en rapport som beskriver selskapets oppkjøp for November måned ".
Trinn 5
Forklar din side av historien, bekreft din oppfatning av fakta, unngå en defensiv, anklagende holdning eller utlad dine følelser. Ikke skriv setninger som "Jeg kunne ikke fullføre rapportene mine i tide fordi veilederen holdt oss i møter hele dagen, og da vi dro, krasjet systemet og jeg kunne ikke logge inn. Jeg informerte Mr. Howard, men han ignorerte meg , som alltid". Bruk i stedet replikaen for å forklare dine handlinger og vise arbeidsmoralen din. Skriv "På den aktuelle datoen deltok jeg på et obligatorisk teammøte stort sett hele dagen. Rett etter møtet prøvde jeg flere ganger å logge på datamaskinen min og sende rapporten, men systemet var nede. Jeg forklarte dilemma for Mr. Howard og jeg dro hjem. Neste morgen ankom jeg tidlig og sendte rapporten klokka ni om morgenen. I tillegg til det unntaket, savnet jeg aldri en frist. "
