Innhold
Resepsjonister er vanligvis de første menneskene du ser når du kommer inn på et kontor, noe som gjør dem til en viktig representasjon av selskapene de jobber for og de andre fagpersonene på kontoret. Å overholde forretningsetiketter er en viktig del av en resepsjonists jobb, men de mange endringene og meningene som utgjør god oppførsel gjør det vanskelig for en resepsjonist eller veileder å bestemme riktig oppførsel.
Betydning
Betydningen av en resepsjonist som personen som gir et førsteinntrykk til innringer og besøkende er vanskelig å overdrive. En resepsjonist med dårlig oppførsel gir en negativ tone før et møte og vekker ikke tillit til potensielle kunder. På den annen side gir en resepsjonist som observerer etiketten til et forretningsmiljø en sterk følelse av profesjonalitet og effektivitet. Dette forbedrer ikke bare selskapets image for utenforstående, men det hjelper også andre ansatte til å føle at deres kontor er et profesjonelt sted å jobbe.
Typer
Resepsjonister representerer sine arbeidsgivere på en rekke måter. Å svare på telefonsamtaler og hilse på besøkende er to av de vanligste oppgavene for resepsjonister, og begge krever riktig etikette. Bedriftens policy kan kreve at resepsjonister bruker et forhåndsbestemt skript på telefonen når de mottar samtaler og når de kontakter forskjellige typer kunder. I andre tilfeller har resepsjonister lov til å bruke sitt eget skjønn i å håndtere hver kundeinteraksjon forskjellig, men med passende formalitet og profesjonalitet. Enkeltpersoner som jobber på kontoret gir noen ganger tilleggsregler til en resepsjonist, for eksempel når og hvordan en resepsjonist kan kontakte dem.
Opplæring
Mens det på noen kontorer er resepsjonister pålagt å ha videregående eller høyskoleeksamen, foregår mye av resepsjonistens etiketteopplæring på jobben. Resepsjonister kan begynne å jobbe på et kontor i en stilling som ikke krever interaksjon, verken som datainnføringsjobb eller som kontorassistent. Oppmerksomhet på selskapets policy og hvordan resepsjonister oppfører seg kan kvalifisere nye ansatte til en første gangs resepsjoniststilling, noe som vil generere erfaring som kan være nyttig når du leter etter andre resepsjonistjobber.
Hensyn
Hver bransje og kontor har sine egne regler for resepsjonistens etikette. Noen kontorer krever en formell kjole- og talemodus. Andre pålegger en mer uformell etikette for å få kundene til å føle seg avslappede og velkomne. Kommunikasjon mellom en ny resepsjonist og hennes veiledere er viktig for å fortelle alle hva som forventes. Hvis du er usikker på etiketten for en bestemt situasjon, kan du som resepsjonist be om unnskyldning og spør en senior veileder eller resepsjonist hvordan du skal reagere.
Tips
Selv om hvert kontor er forskjellig, kan resepsjonister fortsatt ha nytte av noen av de samme tipsene. Å være en multitasking-person er viktig for god ytelse, men når noen kommer inn på kontoret, er det viktig å gi dem full oppmerksomhet. Dette betyr å sette samtaler på vent eller fullføre dem raskt, sette av papirer og ta direkte øyekontakt. Resepsjonistens arbeidsområde må være rotfritt for å virke mer profesjonelt og også for å gjøre det lettere å fullføre enkle oppgaver som å finne informasjon og tilby noen en penn for å fylle ut et skjema. Til slutt, når resepsjonisten tar noen til et kontor, må den alltid ta ledelsen for å forsikre gjesten om at hans tilstedeværelse er tillatt og for å redde ham fra forlegenheten over å ikke vite hvor han skal dra.
