Innhold
Vellykkede resepsjonister klarer å håndtere mange oppgaver samtidig som de gir et positivt førsteinntrykk til selskapets gjester, besøkende og potensielle ansatte. Uansett om det er en liten bedrift eller et multinasjonalt selskap, kan riktig organisatorisk kompetanse være nøkkelen til å opprettholde god mottakelse. Gode organisasjonsideer forenkler rutinemessige oppgaver og forbedrer gjestfriheten.
Hurtigreferanse
Opprett raske referanseguider for rutinemessig informasjon, som ofte brukte telefoner, kontonummer og utvidelser. Skille disse guider i laminerte mapper for enkel håndtering og rask referanse. Hold dem i organiserte filer mens de ikke er i bruk. Vurder å holde ekstra eksemplarer for å gi ved behov. Guider vil gjøre deg mer effektiv og bidra til raskere rutinemessige oppgaver som overføring av anrop.
Hovedforpliktelser
Lag en liste over planlagte besøk for dagen, organisert etter tidsplan. Sett navnet på personen og hvem du underretter om ankomst. Dette vil tillate deg å tilpasse velkomstfraser til besøkende. Når en gjest ankommer, kan du for eksempel si: "Velkommen, Herr Smith, fru Souza gleder oss til møtet." Denne typen mottakelse gjør at gjestene føler seg velkommen og kan bidra til å forbedre møtet. Personlig velkomst er spesielt nyttig for jobbintervjuer. Hvis en potensiell medarbeider føler seg velkommen, vil han eller hun bli mer avslappet for intervjuet ditt, og ha en mer gunstig sjanse til å jobbe for selskapet.
Planlegger for intervaller
Sørg for at du har støtte for å dekke det med intervaller eller på dager når du er syk. Lag notater som dekker de grunnleggende oppgaver og funksjoner som kan overføres til alle som erstatter deg. Du kan opprette et rotasjonssystem for midlertidige utskiftninger mellom ulike avdelinger i firmaet ditt. Dette vil gi deg mer kontakt med de ulike delene av selskapet, noe som vil gjøre det lettere for deg å ta opp problemene i fremtiden.
utklippsbok rammer
Opprett et meldingsforum for selskapet, som fremhever selskapets positive nyheter og aktiviteter. Oppdater dem når du har ledig tid, legg dem i ventetiden slik at besøkende kan se. Dette vil være en konstruktiv måte for besøkende å passere tiden mens de venter på sine avtaler, samt hjelpe dem å bli kjent med selskapet. Ved å holde gjestene opptatt, kan du fokusere oppmerksomheten på andre oppgaver og telefonsamtaler, noe som øker effektiviteten.
forfriskninger
Hold forfriskninger på fingertuppene. Installer et lite kjøleskap for å holde kalde drikker under skrivebordet eller i venteområdet. Ha en individuell kafeteria i nærheten, samt sukker og søtningsmiddel. Plasser en serveringsfat av bakevarer på mottakstelleren eller en bolle med godteri. Å ha forfriskninger i nærheten, vil du kunne ønske deg velkommen til selskapets gjester uten å forlate resepsjonen.
