Innhold
- Første del av møtet
- Andre del av møtet
- Tredje del av møtet og underskrifter
- Ting å ikke inkludere
- Roberts bestillingsregler
Kirken er en organisasjon med et styre. Nøyaktige møteminutter bør holdes som en juridisk oversikt over hendelsene dine. Protokollen registrerer hendelsene i møtet i et logisk format og blir den juridiske dokumentasjonen av kirkens saker. De holdes av kirkestyret og bør ikke bli utgitt til medlemmer generelt eller til media. I en rettssak vil møtemøter bli høyt ansett, mens en hendelse om en begivenhet kan ikke ha samme myndighet.
Første del av møtet
Den første delen av et kirkes møteminutter bør inneholde kirkens navn, dato, klokkeslett, sted, type møte som holdes (vanlig, nødstilfelle, spesiell), navn på medlemmene, medlemmer (quorum er når de fleste rådsmedlemmer er til stede.) Denne delen skal også inneholde resultatene av alle handlinger fra foregående møte og godkjenne disse minuttene.
Andre del av møtet
Den andre delen er møtets kropp. Mottak av medlemmene og åpning og lukning av bønnen skal inkluderes. Hver enkelt bevegelse må være nøyaktig registrert i tekst, telle stemmer og utfall (aksept eller nedgang). Riktig stavet navn, mengder penger og beskrivelser av hvert trekk er svært viktig. Dersom kirken blir henvist til en domstol, kan protokollene fra møtet være nødvendig for å bevise eller motbevise et forslag. Protokollen reflekterer kirkens åndelige natur og blir hans stemme. Møtelokalet, når det er fullført, inneholder alle handlinger fra kirken fra begynnelsen til den endelige oppløsningen.
Tredje del av møtet og underskrifter
Det siste avsnittet bør inkludere hvem som angav avbrudd og sluttidspunktet. Denne delen kan også inneholde dato, klokkeslett og sted for neste møte. Det anbefales at sekretæren undertegner protokollen. Hvis rådet ønsker det, kan presidenten også signere det, men bare en signatur er nødvendig. Vanligvis blir protokollene offisielle på neste møte, når de er godkjent. Inntil da blir de referert til som uoffisielle. Protokoll bør holdes i en fil eller mappe på hovedkirken og arkiveres i kronologisk rekkefølge.
Ting å ikke inkludere
Det er ikke nødvendig med overdreven detaljerte rapporter, men en tilstrekkelig og grundig beskrivelse av handlingen anbefales. Meninger, setninger og dømmende diskusjoner bør ikke inkluderes Husk at formålet med møtet minutter er å registrere de handlinger / bevegelser som skal tas. Bevegelser trukket tilbake må ikke inkluderes.
Roberts bestillingsregler
De fleste kirker holder seg til Roberts bestillingsregler. Henry Martin opprettet reglene som en måte å holde et rolig og ordentlig møte på. Siden den første utgaven i 1876 har "Ordningsregler" opprettholdt en profesjonell oppførsel, som gir en organisert måte å holde møter på. Spørsmål om offentlig ret blir besvart i bokens sider. Hvert problem blir mer omfattende da det reagerer på fremskritt innen teknologi og forretningspraksis generelt.
