Innhold
En formell forretningsrapport fokuserer på å rapportere resultatene eller funnene til et gitt prosjekt, for eksempel budsjettendringer eller kundeserviceforskning. Dokumentet vil fremheve prosjektets mål, dets strategier og funn, slik at leseren som ikke har inngående kunnskap om emnet, bedre kan forstå formålet og resultatene.
Introduksjon og konklusjon
En formell forretningsrapport vil inneholde en kort introduksjon. Dette skal være leserens første kontakt, mens konklusjonen skal være den siste. Begge må skrives i tredje person for å opprettholde formaliteten i teksten, så vel som hele rapporten. Mens innledningen forklarer hovedmålene for det aktuelle prosjektet, bør konklusjonen fokusere på resultatene og om det er behov for endringer.
Mål / oversikt
Oversikten kommer rett etter introduksjonen. Det er også kjent som en formålssession, da det forklarer årsakene til at prosjektet gjennomføres. For eksempel, hvis temaet handler om kundenes meninger, kan årsaken være at selskapet har implementert nye tjenester eller produkter, og ønsker å få tilbake for å vite om dets nåværende tilbud er bedre enn de forrige.
Metoder og strategier
Et annet kjennetegn ved en formell forretningsrapport er presentasjonen av metodene eller strategiene som brukes til å innhente informasjon eller forskning for dokumentet. For å utfylle det forrige eksemplet kan det hende at selskapet har brukt telefonintervjuer eller online spørreskjemaer - for å få tilbakemelding fra forbrukerne. Det er viktig at du nevner metodene som brukes for å motta informasjonen, i tilfelle den ikke fungerer bra. Så ledere kan gå tilbake og analysere metoden for å se hva som må endres for å få den forskningen de ønsker.
Funn og resultater
Funnene eller resultatrapportdelen er vanligvis det viktigste aspektet av dokumentet. Resultatene vil for eksempel avsløre svarene på spørsmålene som ble brukt i intervjuene eller spørreskjemaene. Presentere de samlede resultatene i tabell- eller grafformat. De bør brukes til å forbedre kundeserviceprogrammer, produktutvikling eller for å gjøre pengebesparende budsjettkutt. Resultatene brukes hovedsakelig til å løse problemer i virksomheten, forbedre inntjeningen, forbedre kundeforhold og øke det totale salget for å øke inntjeningen.
