Innhold

• Fremgangsmåte en: Innskudd av midler
• Prosedyre to: Forskning
• Fremgangsmåte tre: Kontakt salgsavdelingen
• Fremgangsmåte fire: Spesifikk konto
• Fremgangsmåte fem: Kontakt forbrukeren
• Prosedyre seks: Nye kvitteringer

Mange selskaper jobber ikke bare med penger og lager derfor oppføringer i kundene sine. Dette er verdier som kunder skylder selskapet og blir generelt inntektsført i resultatregnskapet. Denne prosessen kan være vanskelig, og ofte kan ikke de mottatte pengene enkelt legges ut på kundens konto. Prosedyrene i dette området spesifiserer teknikker for å effektivisere dette arbeidet.

Fremgangsmåte en: Innskudd av midler

Sett inn alle sjekker og kontanter som er mottatt i systemet for kundefordringer, selv om de ikke kan identifiseres. Behandle også kredittkortbetalinger raskt. Du kan notere innskuddsbrikken med en uidentifisert sjekk for å dokumentere transaksjonen. Kopier av innskuddskvitteringer blir vanligvis gjort tilgjengelige online, men dette er ikke tilfelle for varer som er en del av innskuddet. Lag kopier av gjenstander som ikke kan identifiseres umiddelbart, og arkiv dem etter mottatt dato.

Prosedyre to: Forskning

Ta filen med de eldste elementene og arbeid på dem først. Prøv å finne lignende navn i systemet. Kundens navn kan ha blitt skrevet inn feil. Du kan søke etter alle åpne fakturaer som samsvarer med betalingsbeløpet eller andre spesielle detaljer. Noen regnskapsavdelinger har filer på uidentifiserte varer som er løst, så hvis du mottar en ny sjekk fra samme kunde, trenger du ikke kaste bort tiden din på identifikasjonsproblemer.

Fremgangsmåte tre: Kontakt salgsavdelingen

Kontakt selgerne og få informasjon om betalinger som ikke har en korrespondent i systemet. Siden fordringene stammer fra salgsavdelingen, kan selgere hjelpe deg ved å gi litt nyttig informasjon. Pengene kan være betalingen for et salg som ennå ikke er anerkjent, og hvis dette er tilfelle, må salgsavdelingen legge inn beløpet som skal mottas i systemet. Hvis du finner ut hvilke midler som ble mottatt for et salg som ikke er relatert til salgsavdelingen, må du informere den involverte avdelingen og regnskapssjefen.

Fremgangsmåte fire: Spesifikk konto

Opprett en spesifikk hovedbokskonto som skal brukes til uidentifiserte kvitteringer. Denne kontoen opprettes ofte som en forpliktelse med en kredittbalanse. Når du mottar en uidentifisert betaling, belaster du penger og krediterer den uidentifiserte kvitteringskontoen. Når du har identifisert hvilken forbruker beløpet refererer til, kan du reversere oppføringene og legge inn fordringskontoen. Alternativt kan du bruke en kreditnota for å kreditere fordringer og for å fjerne gjeld.

Fremgangsmåte fem: Kontakt forbrukeren

Hvis det ikke finnes en kvittering i salgsavdelingen, er neste trinn å kontakte kunden og prøve å få detaljer om salget. Noen ganger kan en småbedriftseier kjøpe noe i hans navn, men betale med en sjekk fra selskapet uten å ha noen motpart på noen konto. Hvis et telefonnummer ikke er i sjekken, kan det hende du må bruke internett for å finne kontaktinformasjon. Forsikre deg om at du har sjekken eller kopien av sjekken i hånden når du snakker med kunden, slik at du kan gi så mye informasjon som mulig.

Prosedyre seks: Nye kvitteringer

Hvis du etter en rimelig tid fremdeles ikke finner kunden på systemet ditt, kan du be kontrolleren om tillatelse til å opprette en ny kontofordring på systemet. Legg deretter til et notat om situasjonen og knytt sjekken til den nye kontoen. Avhengig av sjekkens størrelse, nytter det ikke å bruke mer enn en time på å finansiere riktig konto. Hvis du har mange av disse artiklene, må du møte selgere for å finne ut hva som ligger bak dette problemet, og prøve å fikse det.