Innhold
Å ta litt tid å skrive en treningshåndbok for ansatte kan virke som en skremmende oppgave. Bruke Microsoft Word 2007-verktøy gjør denne prosessen enklere. Før du begynner å skrive, gjør litt planlegging. Bestem hvilke oppgaver dine ansatte må møte og hvilke som kan beskrives for å hjelpe dem. Planlegg i hvilken situasjon du vil bruke håndboken, enten i ansikt-til-ansiktsklasse eller en guidet tur. Når du har en ide om hva slags håndbok du trenger, er det noen verktøy du kan bruke til å gjøre ideen til en realitet.
retninger
-
Bruk Borders-verktøyet i Word for å lage en liste over flere oppgaver som medarbeideren må lære. Denne prosessen vil hjelpe deg med å bestemme hvor lenge håndboken vil være og vil bidra til å partisjonere jobbene i mindre, enklere deler for å forklare ansatte. For å bruke grenseverktøyet i Word må du starte med et tomt dokument og velge "Hjem". I avsnittet "Paragraph" er det 3 knapper: prikker, tall og liste over flere nivåer. Velg "Multi-level list", eller du kan klikke på nedpilen for å velge en liste over grensealternativer. Du kan også lage din egen. Skriv parametrene dine. Gå til neste nivå på listen over flere nivåer ved å trykke på "Tab". å returnere, trykk "Shift + Tab". Skriv ned trinnene for trening og annen informasjon for å forklare dine ansatte hvordan de skal utføre de nødvendige oppgavene på jobb.
-
Bruk header- og bunntekstfunksjonene i Word for å legge til sidetall, seksjonsinnhold og en tittel for hver side av dokumentet. Headers og footers er viktige visuelle referanser for den ansatte å vite hvor han er i treningshåndboken. Når du trener, legger du til tall på sidene, kan du knytte bestemte sider til enkelte emner. Klikk på "Sett inn fan", og velg deretter "Header" i seksjonen Headers & Footers. Du vil ha alternativer for topptekststiler, eller du kan lage din egen. Overskriften vises på hver side i håndboken, eller du kan endre den slik at den bare vises på motsatte sider, slik at håndboken din følger en boklinje. Footers vises nederst på siden og er vanligvis brukt til å vise sidenummer, datoer og brukerinformasjon. Klikk "Footer" i seksjonen Headers and Footers, og som du gjorde før, vil du ha flere typer å velge mellom.
-
Legg til et deksel for å skille opp treningsmateriellet fra andre gjenstander du leverer til dine ansatte, for eksempel en ansattsstøtte. Lag ditt eget deksel ved å klikke på "Sett inn fan" og deretter "Cover" i Sider-delen. Du ser en rekke dekkstiler du kan velge mellom, eller til og med lage din egen. Gi den manuelle en beskrivende tittel; inkludere datoen for opprettelsen og forfatterne, siden disse manualene ofte blir utarbeidet i gruppe.
-
Legg til overskrifter for å hjelpe deg med å lage en innholdsfortegnelse for treningsdokumentet. Dette bidrar også til å organisere visuelt for å lette bruken av medarbeideren din. Opprett forskjellige overskriftsstiler for hvert emne ved hjelp av den forhåndsdefinerte grensen (denne overskriften er ikke den samme som den øverst på siden). Overskriftsstiler er skrifttypestiler som du bruker til å angi forskjellige opplæringsseksjoner, samt ulike underavsnitt.
Hvis du skriver en håndbok for hvordan du skriver bedriftskorrespondanse, bør overskrift 1 være "Hvordan skrive et bedriftsbrev", og deretter kan underteksten være "Hva skal inkluderes". For å merke overskrift 1 og 2, velg "Hjem" og i stilseksjonen ser du en rekke forskjellige stiler du kan velge, inkludert overskrift 1, overskrift 2, legende osv. Velg teksten du vil ha som første header 1 og klikk på "Header 1" -delen for å indikere dens betydning. Klikk på neste seksjon for å lage overskriften. 2. Følg hele grensen ved å velge topptekst 1 og 2. Disse blir inkludert i innholdsfortegnelsen når du er ferdig.
-
Legg til innholdsfortegnelse (TOC) for å hjelpe medarbeideren til å finne informasjon de måtte trenge når det passer. Hvis du allerede har lagt til de primære og sekundære overskriftene i dokumentet ditt, la Word gjøre jobben og opprett TOC for deg. Klikk på begynnelsen av dokumentet, hvor du vil at TDC skal vises (vanligvis etter omslaget) og klikk på "Referanser" og deretter "Innholdsfortegnelse" i seksjonen med tittelen. Du vil se en liste over automatiske tabeller som du kan bruke. Klikk på en av de automatiske valgene, og TDC-en din skal vises ved hjelp av de forhåndsdefinerte topptekstene.
-
Organiser overskriftene og delene av treningshåndboken din i en trinnvis rekkefølge. Den siste og mest avgjørende delen av håndboken bør være indeksen. Jo mer fullført indeksen din, desto lettere kan studenten finne svar ved sidenummeret senere. For å opprette en indeks, velg et ord du vil sette inn. Klikk på "Referanser" og deretter "Marker inn" fortsetter å gjøre dette for hvert element du vil legge til i indeksen. Når du er ferdig, rull ned til slutten av treningshåndboken og legg til indeksen ved å klikke på "Referanser" og deretter "Sett inn indeks".
-
Sjekk stavemåten din og lagre filen din.Når du har opprettet den første treningshåndboken, kan du gjøre den til en mal for andre håndbøker ved å klikke på "Åpne" og deretter "Lagre som", når dialogboksen vises i delen Lagre som type, klikker du pilen til ned og velg "Word-mal (.dotx)" og deretter kan du gjenbruke arbeidet ditt i andre treningshåndbøker.
forberedelse
tips
- Legg til grafikk og andre illustrasjoner for å hjelpe ansatte å forstå hva du skriver.
- Pass på å teste all informasjon som brukes i denne håndboken, med minst en person før du overleverer til ansatte.
- Word 2003 og 2007 har forskjellige grensesnitt. Selv om disse hintene refererer til Word 2007, er de samme funksjonene til stede i Word 2003.
Hva du trenger
- Microsoft Word 2007
